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中国科学院地球化学研究所外事活动办理程序规范

发布时间:2009-09-17

中国科学院地球化学研究所

外事活动办理程序规范

 

一、出访

我所出访人员办理出国手续程序如下:

第一步:向国际合作局申请出国任务批件:

在职职工出国填写《中国科学院地球化学研究所职工出国及赴港澳任务审批表》(附件一),学生出国填写中国科学院地球化学研究所学生出国及赴港澳任务审批表》(附件二)和《中国科学院地球化学研究所研究生出国保证书》(附件三),由所外事办向国际合作局报送请示函,并提供国外邀请函、国际/港澳台学术交流项目申请表和其他有关附件,所需的附件根据不同的情况提供不同的附件:

国外邀请函复印件,有效邀请信必须包括邀请人的姓名、单位全称、详细地址、电话或传真号码,并注明对方是否有资助。

国际/港澳台学术交流项目申请表(通过国际合作局网页进行网上数据录入后自动打印)

*《中国科学院现职正、副局()领导出国登记表》(正副所级领导填写)

单位人事部门出具的仍在科研一线工作的证明(指60岁以上出访人员,院士除外)

市级医院开具的体检健康证明(65岁以上人员)

院内其他单位同意随团出访的函(用于一个单位申请立项、院属单位联合组团出访项目)

院外组团部门的出国任务通知书和出国任务批件复印件(院属单位人员参加院外组团项目)

第二步:委托院国际学术交流中心办理护照、签证手续

办理护照所需材料:

   中国科学院出国任务批件

   所人事部门出具的政审材料

   介绍信(附件四)

   身份证复印件

   小二寸彩照(白底或蓝底,红底的不行)

办理签证所需材料:

   有效护照

   签证申请表

   邀请信

   照片

   其它材料(如欧洲国家所需保险、经济担保、机票订单、旅馆订单等)

 

二、外宾接待

外宾来访应事先拟定详细的接待计划,填写《中国科学院地球化学研究所接待外宾登记表》(附件五),经外事办签字,并以此作为报销的依据,接待外宾的费用实报实销。

 

三、财务报销

1、我所短期出国人员,按照财政部、外交部联合印发的财行(200173号文《临时出国人员费用开支标准和管理办法》,填写《中国科学院地球化学研究所出国人员国外费用报销汇总单(表一)》(附件七)和《中国科学院地球化学研究所出国人员国外费用报销明细单(表二)》(附件八), 并以此作为附件进入所ARP财务系统,打印ARP财务报销单,由外事办和主管所领导签字后报销。

2凡利用我所课题费出国与外方进行合作研究,在外连续停留时间为20天(含20天)以上,且没有住宿发票的,填写《中国科学院地球化学研究所出国人员国外费用报销单(表三)》(附件九),并以此作为附件进入所ARP财务系统,打印ARP财务报销单,由外事办和主管所领导签字后报销。

 

 

 

 

中国科学院地球化学研究所

 

二○○九年三月十日

 

 

 

 


附件一

      中国科学院地球化学研究所职工

出国及赴港澳任务审批表

(存   根)

        业务处        

项目名称

 

 

起止时间

    日到    日共  

国家(地区)

          前往   

  

国际旅费:

国外费用:

工作内容:

   线

 

所在处、室、课题组、所领导签字

外事办签字

 

 

备注:

                   

 


中国科学院地球化学研究所职工

出国及赴港澳任务审批表

      

          业务处       

项目名称

 

 

起止时间

     日到     日共  

国家(地区)

          前往   

  

国际旅费:

国外费用:

工作内容:

   线

 

所在处、室、课题组、所领导签字

外事办签字

 

 

备注:

(盖章有效,并作报销凭据,存财务部门

                      

 

 


附件二

中国科学院地球化学研究所学生

出国及赴港澳任务审批表

(存   根)

       业务处          

项目名称:

 

人:

 

起止时间

    日到    日共  

国家(地区)

          前往   

  

国际旅费:

国外费用:

工作内容:

导师签字

 

研究室负责人签字

 

教育处负责人签字

 

外事办签字

 

备注:

 

                   


中国科学院地球化学研究所学生

出国及赴港澳任务审批表

 

 

        业务处         

项目名称:

 

人:

 

起止时间

    日到    日共  

国家(地区)

          前往   

  

国际旅费:

国外费用:

工作内容:

导师签字

 

研究室负责人签字

 

教育处负责人签字

 

外事办签字

 

备注:

 

 

 

 

 


附件三

 

中国科学院地球化学研究所

研究生出国保证书

 

研究生处:

学生       系中国科学院地球化学研究所     级博士(硕士)研究生,性别               日出生。

计划于    _ _日至       月_  日赴___作           ,作为该生监护人,我(们)同意他(她)的出国计划,并保证其在国外期间,遵守相关法律法规等相关规定,如因违反有关规定而引发的一切责任由本人承担,与研究所无关。

 

 

 

 

 家庭联系方式:       

监护人(签字):      

           

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

附件四

 

办理护照、签证手续介绍信

 

国际学术交流中心派遣部:

   )科际批字    [(   )    ]文收悉,经确认同意派我单位     同志   人前往      国家(地区)参加会议(访问、合作研究、培训、考察)。请你部协助办理有关护照、签证(签注)手续。

 

附出国人员名单:

 

 

 

派出人员单位领导签字:

单位公章:

 

    

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

附件五

中国科学院地球化学研究所

接待外宾登记表

接待人姓名

 

外宾姓名

 

职称或职务

 

国家

 

外宾人数

 

工作单位

 

来访时间

 

 

具体接待

日程安排

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

国际合作项目名称

 

是否作学术

报告

(是/否)

学术报告具体时间

 

学术报告题目

 

 

 

 

经费预算

国际旅费支付方:

国内费用支付方:

外宾来访的主要

目的与意义

 

 

 

 

 

 

外事意见

 

 

主管所长意见

 

 

 

 

 

     

 

 

 

 

 

附件六

 

中国科学院地球化学研究所样品邮寄保密审查表

 

 

 

 

样品名称

及数量

 

 

 

寄往国家

 

寄往

单位

 

 

 

 

 

承诺:

我承诺本样品寄往国外仅出于科学实验目的,不涉及泄密问题。

 

承诺人签字

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

附件七

中国科学院地球化学研究所出国人员

国外费用报销汇总单(表一)

                     

 

出访人姓名

 

 

出访国别(或地区)

 

批准文号

 

出访时间

        日至        日共 

开支内容

 

折人民币数

 

住宿费

 

 

 

 

伙食费

 

 

 

 

公杂费

 

 

 

 

交通费

 

 

 

 

零用费

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

外事办核销意见

 

 

 

所领导签字

 

 

 

 

 

                   

 

      

 

 

 

 

 

附件八

中国科学院地球化学研究所出国人员

国外费用报销明细单(表二)

 

  

币别

住宿费

伙食费

公杂费

交通费

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

附件九

中国科学院地球化学研究所出国人员

国外费用报销单(表三)

 

 

所财务:

 

            同志等   人,于       日至      日赴     (国家或地区)进行学术交流,在外共停留     天。

按照所有关文件规定,共计予以      美元补助。   

 

 

 

 

               外事办

 

                     

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

附件十

中国科学院地球化学研究所

接待外宾经费申请表

 

申请人姓名

 

外宾姓名

 

职称或

职务

 

国家

 

外宾人数

 

工作单位

 

来访时间

 

被邀请人员个人简历及学术成就

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

学术交流内容与意义

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

具体接待

日程安排

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

经费预算

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

拟申请资助经费

 

外事意见

 

 

 

 

所务会

意见