中国科学院地球化学研究所外事活动办理程序规范

中国科学院地球化学研究所

外事活动办理程序规范

一、出访

我所出访人员办理出国手续程序如下：

第一步：向国际合作局申请出国任务批件：

在职职工出国填写《中国科学院地球化学研究所职工出国及赴港澳任务审批表》（附件一），学生出国填写《中国科学院地球化学研究所学生出国及赴港澳任务审批表》（附件二）和《中国科学院地球化学研究所研究生出国保证书》（附件三），由所外事办向国际合作局报送请示函，并提供国外邀请函、国际/港澳台学术交流项目申请表和其他有关附件，所需的附件根据不同的情况提供不同的附件：

＊国外邀请函复印件，有效邀请信必须包括邀请人的姓名、单位全称、详细地址、电话或传真号码，并注明对方是否有资助。

＊国际/港澳台学术交流项目申请表(通过国际合作局网页进行网上数据录入后自动打印)

＊《中国科学院现职正、副局(所)领导出国登记表》（正副所级领导填写）

＊单位人事部门出具的仍在科研一线工作的证明（指60岁以上出访人员，院士除外）

＊市级医院开具的体检健康证明（65岁以上人员）

＊院内其他单位同意随团出访的函（用于一个单位申请立项、院属单位联合组团出访项目）

＊院外组团部门的出国任务通知书和出国任务批件复印件（院属单位人员参加院外组团项目）

第二步：委托院国际学术交流中心办理护照、签证手续

办理护照所需材料：

＊　　 中国科学院出国任务批件

＊　　 所人事部门出具的政审材料

＊　　 介绍信（附件四）

＊　　 身份证复印件

＊　　 小二寸彩照（白底或蓝底，红底的不行）

办理签证所需材料：

＊　　 有效护照

＊　　 签证申请表

＊　　 邀请信

＊　　 照片

＊　　 其它材料（如欧洲国家所需保险、经济担保、机票订单、旅馆订单等）

二、外宾接待

外宾来访应事先拟定详细的接待计划，填写《中国科学院地球化学研究所接待外宾登记表》（附件五），经外事办签字，并以此作为报销的依据，接待外宾的费用实报实销。

三、财务报销

1、我所短期出国人员，按照财政部、外交部联合印发的财行（2001）73号文《临时出国人员费用开支标准和管理办法》，填写《中国科学院地球化学研究所出国人员国外费用报销汇总单（表一）》（附件七）和《中国科学院地球化学研究所出国人员国外费用报销明细单（表二）》（附件八）, 并以此作为附件进入所ARP财务系统，打印ARP财务报销单，由外事办和主管所领导签字后报销。

2、凡利用我所课题费出国与外方进行合作研究，在外连续停留时间为20天（含20天）以上，且没有住宿发票的，填写《中国科学院地球化学研究所出国人员国外费用报销单（表三）》（附件九），并以此作为附件进入所ARP财务系统，打印ARP财务报销单，由外事办和主管所领导签字后报销。

中国科学院地球化学研究所

二○○九年三月十日

附件一

　　　　　 中国科学院地球化学研究所职工

出国及赴港澳任务审批表

（存　  根）

　　　　　　  业务处　　  年第　　　  号

　　　　　　　　　　　　　 年　  月　  日

中国科学院地球化学研究所职工

出国及赴港澳任务审批表

　　　　　　　　　 业务处　  年第　　　  号

（盖章有效，并作报销凭据，存财务部门）

　　　　　　　　　　　　　　　  年　  月　  日

附件二

中国科学院地球化学研究所学生

出国及赴港澳任务审批表

（存　  根）

　　　　　　 业务处　  　　 年第　　　  号

　　　　　　　　　　　　　 年　  月　  日

中国科学院地球化学研究所学生

出国及赴港澳任务审批表

　　　　  　 业务处　　　　 年第　　　  号